Kostenfreie Beratung unter 0821 / 999 856 99 oder hallo@tonstudio.ai
Begrüßungsansage erstellen – der erste Eindruck am Telefon
Die Begrüßungsansage läuft, bevor ein Mensch spricht. Sie entscheidet mit darüber, wie professionell ein Anrufer Ihr Unternehmen einschätzt – und sie läuft bei jedem einzelnen Anruf. Entsprechend lohnt es sich, ein paar Sekunden Arbeit hineinzustecken.
Die Regel ist einfach: kurz halten. Firmenname, ein freundlicher Satz, fertig. Wer hier Öffnungszeiten, Werbung und drei Weiterleitungsoptionen unterbringt, verliert Anrufer, bevor das Gespräch begonnen hat.
Drei Fehler, die den ersten Eindruck kosten
Zu lang
Mehr als zehn Sekunden vor dem ersten Klingeln wirken wie eine Warteschleife. Der Anrufer wollte jemanden sprechen, nicht zuhören.
Zu viel Information
Öffnungszeiten und Webadresse gehören in die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten – nicht in die Begrüßung, wenn gleich jemand abnimmt.
Zu werblich
„Ihr kompetenter Partner seit über 20 Jahren" sagt dem Anrufer nichts. Er weiß schon, wen er anruft – er hat die Nummer gewählt.
Textvorlagen für die Begrüßung
Sechs kurze Varianten – vom neutralen Standard bis zur Praxis- und Kanzleivariante.
Kurz und freundlich
Herzlich willkommen bei [Firmenname]. Einen Moment bitte, wir verbinden Sie.
Mit Dank für den Anruf
Guten Tag und danke für Ihren Anruf bei [Firmenname]. Wir sind gleich für Sie da.
Neutral und seriös
Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Bitte bleiben Sie in der Leitung.
Mit Hinweis auf kurze Wartezeit
Willkommen bei [Firmenname]. Alle Leitungen sind gerade belegt – wir nehmen Ihren Anruf in wenigen Augenblicken entgegen.
Für Praxen und Kanzleien
Guten Tag, hier ist [Praxis-/Kanzleiname]. Bitte haben Sie einen Moment Geduld, wir sind gleich persönlich für Sie da.
Mit Öffnungszeiten
Willkommen bei [Firmenname]. Sie erreichen uns montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Einen Moment bitte, wir verbinden.
Begrüßung, Zentrale, Sprachmenü – was wann läuft
- Reine Begrüßung
Läuft vor der Durchstellung. Kurz halten, danach klingelt es beim Mitarbeiter. - Begrüßung mit Warteschleife
Der Text geht in Musik über, wenn niemand sofort abnimmt. Siehe Warteschleife.
- Begrüßung mit Sprachmenü
Nach der Begrüßung folgt die Auswahl per Tastendruck. Siehe Sprachmenü. - Außerhalb der Zeiten
Eine eigene Ansage mit Zeiten und Rückrufhinweis – nicht dieselbe Datei wie tagsüber.
Häufige Fragen
Wie lang darf eine Begrüßungsansage sein?
Fünf bis zehn Sekunden. Sie steht vor dem eigentlichen Gespräch, deshalb gilt hier: je kürzer, desto besser. Alles Weitere kann die Warteschleife übernehmen.
Sollte die Begrüßung männlich oder weiblich gesprochen sein?
Das ist Geschmackssache und hängt vom Auftritt Ihres Unternehmens ab. Wichtiger als das Geschlecht ist, dass die Stimme ruhig und deutlich klingt und zur Tonalität Ihrer Branche passt. Probieren Sie in der kostenlosen Vorschau einfach mehrere aus.
Brauche ich eine eigene Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten?
Ja, das ist sinnvoll. Die Begrüßung sagt „wir verbinden Sie" – nachts stimmt das nicht. Eine zweite Datei mit Zeiten und Rückrufhinweis kostet Sie ein paar Minuten und wirkt deutlich professioneller.
Kann ich Musik unter die Begrüßung legen?
Technisch ja, üblich ist es bei der reinen Begrüßung eher nicht – Musik gehört klassisch in die Warteschleife. Wenn Sie es möchten, mischen wir Ihnen die Musik im richtigen Lautstärkeverhältnis unter die Stimme.
Ihre Begrüßungsansage jetzt erstellen
Wählen Sie eine Vorlage oder schreiben Sie Ihren eigenen Text. Die Vorschau ist kostenlos – Sie hören genau das, was Sie später bekommen.
Kostenfreie Beratung unter 0821 / 999 856 99 oder hallo@tonstudio.ai