Kostenfreie Beratung unter 0821 / 999 856 99 oder hallo@tonstudio.ai
Telefonansage für Arztpraxis – Texte, Stimme und Tonalität
In einer Praxis rufen zwei Gruppen an, die unterschiedlich dringend sind: Patienten mit einem Terminwunsch und Patienten mit einem Notfall. Eine gute Praxisansage trennt diese beiden sofort – der Notfallhinweis gehört nach vorn, nicht ans Ende.
Auf dieser Seite finden Sie fertige Ansagetexte für diese Branche, eine Empfehlung zur Stimme und den Hinweis auf den Sonderfall, der hier regelmäßig übersehen wird. Alle Texte dürfen Sie kostenlos übernehmen.
Die Ausgangslage am Telefon
Das Telefon in der Praxis klingelt in Wellen: morgens zur Öffnung, mittags zur Pause, nachmittags vor Feierabend. In diesen Spitzen ist die Anmeldung dauerbesetzt, und genau dann entscheidet die Ansage darüber, ob ein Patient wartet, eine Nachricht hinterlässt oder in der Notaufnahme landet, obwohl er dort nicht hingehört.
Ansagetexte für Arztpraxis
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen. Bei jedem Text steht die ungefähre Sprechzeit.
Sprechzeiten mit Notfallhinweis
Guten Tag, hier ist die Praxis [Praxisname]. In einem medizinischen Notfall wählen Sie bitte die 112. Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie unter 116117. Unsere Sprechzeiten sind [Wochentage] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr.
Außerhalb der Sprechzeiten
Sie haben die Praxis [Praxisname] außerhalb der Sprechzeiten erreicht. In dringenden Fällen wählen Sie bitte 116117, im Notfall die 112. Ab [Uhrzeit] Uhr sind wir wieder für Sie da.
Mittagspause
Hier ist die Praxis [Praxisname]. Zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit] Uhr ist unsere Anmeldung nicht besetzt. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an den Bereitschaftsdienst unter 116117.
Rezeptbestellung
Willkommen in der Praxis [Praxisname]. Für Rezeptbestellungen sprechen Sie bitte nach dem Signal Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und das benötigte Medikament. Wir legen das Rezept zur Abholung bereit.
Urlaub mit Vertretung
Die Praxis [Praxisname] ist bis [Datum] geschlossen. Die Vertretung übernimmt die Praxis [Name] unter [Telefonnummer]. Im Notfall wählen Sie bitte die 112.
Warteschleife für die Anmeldung
Vielen Dank für Ihren Anruf in der Praxis [Praxisname]. Alle Leitungen sind belegt. Bitte bleiben Sie in der Leitung – wir sind gleich für Sie da.
Worauf es in dieser Branche besonders ankommt
Notfallnummern gehören an den Anfang
Nennen Sie 112 für den medizinischen Notfall und 116117 für den ärztlichen Bereitschaftsdienst immer im ersten Drittel der Ansage. Wer mit Brustschmerzen anruft, hört sich keine Sprechzeiten bis zum Ende an. Diese beiden Nummern sind bundesweit einheitlich und sollten wörtlich genannt werden – nicht als „der Bereitschaftsdienst".
Die passende Stimme
Ruhig, deutlich, eher warm als forsch. Ein zu flottes Tempo wirkt in medizinischem Kontext unpassend – viele Anrufer sind älter oder angespannt. Lieber eine Spur langsamer sprechen lassen als bei einer gewöhnlichen Bürodurchsage.
Aktuell halten
Saisonale Ansagen – Urlaub, Feiertage, geänderte Zeiten – rechtzeitig einspielen und danach wieder zurückstellen. Im Kundenkonto bleiben alle Fassungen gespeichert, der Wechsel dauert Sekunden.
Häufige Fragen zu Ansagen für Arztpraxis
Welche Ansagen braucht ein Betrieb in dieser Branche?
In den meisten Fällen drei: eine Begrüßung, eine Ansage außerhalb der Öffnungszeiten und eine für Urlaub oder Schließtage. Wer eine Warteschleife hat, kommt auf vier. Alle Ansagearten im Überblick finden Sie unter Telefonansagen.
Dürfen wir in der Ansage nach dem Anliegen fragen?
Bitten Sie um Namen, Geburtsdatum und Rückrufnummer – das genügt für den Rückruf. Von der Bitte um detaillierte Angaben zu Beschwerden auf einem Anrufbeantworter sollten Sie absehen: Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert, und Sie wissen nicht, wer die Nachricht später abhört.
Welche Stimme passt zu dieser Branche?
Ruhig, deutlich, eher warm als forsch. Ein zu flottes Tempo wirkt in medizinischem Kontext unpassend – viele Anrufer sind älter oder angespannt. Lieber eine Spur langsamer sprechen lassen als bei einer gewöhnlichen Bürodurchsage. Probieren Sie in der kostenlosen Vorschau mehrere Stimmen mit Ihrem eigenen Text aus – der Unterschied ist deutlicher, als man vermutet.
Wie lang sollte die Ansage sein?
10 bis 20 Sekunden für Begrüßung und Anrufbeantworter. Die ungefähre Sprechzeit Ihres Textes können Sie vorab mit dem Sprechzeit-Rechner abschätzen.
Kann ich die Texte von dieser Seite einfach übernehmen?
Ja, kostenlos. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch Ihre eigenen. Ob Sie die Ansage anschließend bei uns vertonen lassen, bleibt Ihnen überlassen.
In welchem Format bekomme ich die Datei?
Als MP3, WAV, A-Law und µ-Law – telefonoptimiert. Welches Format Ihre Anlage braucht, steht unter Formate.
Ansage für Arztpraxis erstellen
Text übernehmen oder eigenen schreiben, Stimme wählen, kostenlos anhören. Weitere Vorlagen finden Sie unter Ansagetexte.
Kostenfreie Beratung unter 0821 / 999 856 99 oder hallo@tonstudio.ai