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Die richtige Ansagelänge – Richtwerte für jede Ansageart
Die häufigste Ursache für abgebrochene Anrufe ist nicht eine unsympathische Stimme, sondern eine zu lange Ansage. Wer nach zwanzig Sekunden noch nicht weiß, was er tun soll, legt auf – und ruft im Zweifel beim nächsten Anbieter an.
Gleichzeitig gibt es keine Länge, die für alles passt. Eine Begrüßung vor dem Durchstellen muss kürzer sein als eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten, die alle nötigen Informationen enthalten muss.
Richtwerte nach Ansageart
| Begrüßungsansage | 5–10 Sekunden. Läuft vor dem Durchstellen – je kürzer, desto besser. |
|---|---|
| Anrufbeantworter | 10–20 Sekunden. Firmenname, Grund, Handlungsaufforderung. |
| Außerhalb der Geschäftszeiten | 15–25 Sekunden. Darf länger sein, weil sie mehr Information trägt. |
| Warteschleifentext | 8–15 Sekunden, dazwischen 20–30 Sekunden Musik. |
| Sprachmenü mit 4 Optionen | 20–30 Sekunden. Länger nur mit zweiter Menüebene. |
| Urlaubsansage | 10–15 Sekunden. Rückkehrdatum ist die einzige Pflichtangabe. |
Woran Sie merken, dass die Ansage zu lang ist
Sie können sie nicht in einem Atemzug lesen
Was Ihnen beim Vorlesen die Luft nimmt, ermüdet auch den Anrufer.
Die Kernaussage kommt nach Satz drei
Wenn die Rufnummer erst am Ende genannt wird, hört sie kaum jemand. Wichtiges gehört nach vorn.
Sie erklären statt zu informieren
„Aufgrund des derzeit hohen Aufkommens sind unsere Mitarbeiter …" – drei Wörter reichen: „Alle Leitungen belegt."
Warum Kürze am Telefon anders wirkt
Am Telefon fehlt jeder visuelle Anhaltspunkt. Der Anrufer kann nicht überfliegen, nicht zurückspringen, nicht sehen, wie viel noch kommt. Er muss alles im Gedächtnis behalten, während er zuhört – und das Gedächtnis für Gehörtes ist kurz.
Deshalb wirkt eine Ansage von 30 Sekunden am Telefon länger als ein Absatz von 30 Sekunden Lesezeit. Und deshalb ist die Faustregel „so kurz wie möglich, so lang wie nötig" hier keine Floskel, sondern die Grundregel.
Häufige Fragen
Was ist die maximale Länge?
Technisch sind bei uns 2.000 Zeichen möglich, das entspricht etwa zwei bis drei Minuten. Inhaltlich sollten Sie weit darunter bleiben – außer bei Warteschleifen, die bewusst länger laufen.
Wie berechne ich die Länge meines Textes?
Rechnen Sie mit etwa zwölf Zeichen pro Sekunde bei ruhigem Ansagetempo. Bequemer geht es mit dem Sprechzeit-Rechner.
Zählen Pausen zur Länge?
Ja. Jedes Satzzeichen erzeugt eine Sprechpause. Ein Text mit vielen kurzen Sätzen dauert länger als derselbe Text in einem Satz – klingt aber deutlich besser.
Wie lang darf eine Warteschleife sein?
Die Datei selbst sollte mindestens zwei bis drei Minuten laufen, bevor sie sich wiederholt. Der einzelne Sprechteil darin bleibt kurz. Mehr unter Warteschleife.
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